SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI
1. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:
1.1. turėti ne žemesnį kaip aukštesnįjį išsilavinimą, įgytą iki 2009 metų, ar specialųjį vidurinį išsilavinimą, įgytą iki 1995 metų;
1.2 .turėti ne mažesnę kaip 1 metų darbo patirtį dokumentų valdymo srityje;
1.3. būti susipažinęs ir išmanyti Lietuvos Respublikos Konstituciją, Lietuvos Respublikos įstatymus, Vyriausybės nutarimus ir kitus teisės aktus, reglamentuojančius savivaldybės veiklą, darbo santykius, oficialių dokumentų valdymą;
1.4. išmanyti Dokumentų rengimo, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisykles;
1.5. mokėti rengti teisės aktų ir kitų dokumentų projektus;
1.6. gebėti savarankiškai organizuoti darbą, atlikti užduotis, rasti sprendimus savo veiklos sferoje, sisteminti, analizuoti, apibendrinti informaciją, rengti išvadas, planuoti, organizuoti savo veiklą;
1.7. mokėti dirbti kompiuteriu pagal bazinius kompiuterinio raštingumo reikalavimus, gebėti naudotis teisės aktų ir kitų dokumentų paieškos sistemomis, reikiamomis duomenų bazėmis.
ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS
2. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
2.1. saugo, tvarko, sistemina esamus archyve dokumentus ir bylas;
2.2. užtikrina archyvo patalpose tinkamas dokumentų laikymo sąlygas pagal norminių teisės aktų reikalavimus;
2.3. administruoja, esant poreikiui, dokumentų valdymo sistemos Archyvų posistemės modulį;
2.4. rengia ir išduoda pagal gautus prašymus archyvo pažymas dėl darbo stažo, darbo stažo patikslinimo, darbo užmokesčio;
2.5. pildo išduotų pažymų registrą;
2.6. rengia raštų, atsakymų į asmenų ar institucijų raštus, paklausimus projektus apie archyve saugomus dokumentus;
2.7. kontroliuoja dokumentacijos plano laikymąsi formuojant bylas skyriuose;
2.8. perima pagal perėmimo aktus tolimesniam saugojimui Kontrolės ir audito tarnybos ir administracijos skyrių nuolat, ilgai ir trumpai saugomų dokumentų bylas;
2.9. rengia bylų apyrašų sąrašus ir teikia juos derinti Vilniaus regioninio valstybės archyvo Utenos filialui per Elektroninio archyvo informacinę sistemą (toliau – EAIS) ir tvirtinti įstaigų vadovui;
2.10. rengia nuolat, ilgai saugomų bylų apyrašus, teikia juos derinti Vilniaus regioninio valstybės archyvo Utenos filialui per EAIS ir tvirtinti įstaigos vadovui;
2.11. rengia įstaigos veiklos istorijos ir dokumentų sutvarkymo pažymą ir teikia ją Utenos apskrities archyvui kartu su bylų apyrašų duomenimis;
2.12. pasibaigus kalendoriniams metams rengia trumpai saugomų bylų sąrašą;
2.13. sudaro metų dokumentacijos plano suvestinę ir teikia ją Vilniaus regioninio valstybės archyvo Utenos filialui per EAIS teisės aktuose nustatytais terminais;
2.14. atrenka dokumentus naikinti pasibaigus jų saugojimo terminui, sudaro šių dokumentų naikinimo aktus, teikia juos derinti, Vilniaus regioninio valstybės archyvo Utenos filialui per EAIS, organizuoja dokumentų naikinimą teisės aktų nustatyta tvarka;
2.15. išduoda laikinam naudojimui archyve saugomų dokumentų bylas ir pildo išduotų dokumentų registracijos knygą;
2.16. išduoda archyve esamų dokumentų kopijas ir tvirtina jas savo kompetencijos klausimais;
2.17. užtikrina operatyvią dokumentų paiešką;
2.18. tvarko priskirtus dokumentų registrus;
2.19. teikia išvadas, pastabas ir pasiūlymus dėl pateiktų savivaldybės biudžetinių ir kitų įstaigų dokumentacijų planų, registrų sąrašų, apyrašų, parengtų bylų (dokumentų) naikinimo aktų;
2.20. konsultuoja savivaldybės biudžetinių ir kitų įstaigų darbuotojus dokumentų ir archyvo tvarkymo klausimais;
2.21. esant būtinumui rašo ir spausdina komisijų, darbo grupių, sudarytų administracijos direktoriaus įsakymais, protokolus;
2.22. tvarko, kaupia, sistemina, archyvuoja jo žinioje esamus dokumentus;
2.23. tvarko priskirtus dokumentų registrus;
2.24. rengia pusmečio, metų veiklos planus, ataskaitas ir teikia skyriaus vedėjui;
2.25. teikia pasiūlymus skyriaus vedėjui dėl archyvo darbo organizavimo;
2.26. tobulina teorines ir praktines žinias, įgūdžius, kitas profesines savybes ir gebėjimus;
2.27. inicijuoja viešuosius pirkimus, būtinus funkcijoms vykdyti;
2.28. pavaduoja skyriaus darbuotojus jų atostogų, komandiruočių ar kitais nebuvimo darbe laikotarpiais pagal atskirą administracijos direktoriaus įsakymą;
2.29. vykdo su skyriaus funkcijomis susijusius nenuolatinio pobūdžio skyriaus vedėjo pavedimus tam, kad būtų pasiekti skyriaus tikslai ir įgyvendinti uždaviniai.